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Note d’opportunité : l’essentiel à connaître et comment la réussir
La note d’opportunité est un document indispensable à réaliser lorsque l’on a une nouvelle idée de projet au sein d’une entreprise. Entre définition de l’opportunité et des moyens à mettre en œuvre pour développer le projet, il est important de suivre scrupuleusement chaque étape pour obtenir un document complet et convaincant pour l’envoyer aux décisionnaires.
Qu’est-ce qu’une note d’opportunité ?
La note d’opportunité est le livrable qui fait suite à une étude d’opportunité. C’est un document prévisionnel essentiel pour la demande d’enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) et au répertoire spécifique des certifications et des habilitations ( RSCH), les deux répertoires de France Compétences.
L’étude d’opportunité est généralement réalisée par le porteur de projet ou le chef de projet pour convaincre ses supérieurs de lancer le projet. Il peut réaliser cette étude avec l’aide des experts en interne pour obtenir des informations sur des détails techniques.
Quel est l’intérêt de la note d’opportunité ?
La note d’opportunité présente de nombreux intérêts pour préparer un lancement de projet.
D’abord, l’étude réalisée peut nous permettre de nous rendre compte de la viabilité du projet grâce à l’analyse et la recherche sur l’environnement et les opportunités. Ce document est d’une grande aide pour la décision de la direction, il faut donc avoir une approche business pour les convaincre de votre projet lors de la rédaction.
Ensuite, l’étude d’opportunité est également un élément important pour valider l’indicateur 24 du référentiel Qualiopi concernant la veille professionnelle. En effet, grâce à cette évaluation du projet et de l’environnement, vous prouvez que vous avez fait une veille en profondeur. Attention cependant à penser à réaliser un dossier de veille en parallèle pour laisser une trace de vos recherches. Pour aller plus loin, vous pouvez également vous inscrire sur Digiformaveille, un outil référençant tous les articles sur la formation professionnelle et qui vous permet de recevoir un email lors de l’annonce de nouveautés dans votre secteur.
Enfin, la note d’opportunité est également importante après le lancement du projet car elle devient un document de référence pour le chef de projet afin de prendre du recul sur le projet, les opportunités et les risques prévus à l’origine.
Comment réaliser une note d’opportunité ?
Il y a plusieurs façons de réaliser une note d’opportunité. Vous pouvez par exemple utiliser un logiciel de gestion de projet pour vous aider. Sinon, vous pouvez également simplement réaliser ce document via Word ou Google Doc car il s’agit simplement de rédiger l’idée du projet. Enfin, vous pouvez utiliser des modèles de document, comme celui que vous retrouverez à la fin de cette page, pour avoir une structure claire et savoir par où commencer.
Quels éléments faut-il intégrer à votre note d’opportunité ?
La note d’opportunité est un document qui se doit d’être très complet. En effet, il sera présenté à des décisionnaires qui ont besoin d’avoir toutes les informations en main avant de se positionner. Voici la structure que nous vous recommandons d’adopter pour votre note d’opportunité :
D’abord, il est important de débuter votre rédaction par une introduction qui va permettre de résumer le projet, les résultats attendus et les moyens à mettre en place pour y arriver (ressources, livrables à produire, etc.).
Pour cela, nous vous recommandons de miser sur le storytelling. Cette technique permettra d’inclure votre lecteur dans le projet, de lui donner envie d’y participer dès les premiers instants. L’autre point clé va être l’intégration de chiffres clés. En effet, il faut se rappeler que votre interlocuteur sera un décisionnaire, ce qui veut dire qu’il aura besoin de concret pour prendre part au projet. En lui donnant des chiffres prévisionnels alléchants, vous attirerez automatiquement son attention.
Pour la suite, nous vous proposons de fonctionner avec six grandes parties distinctes :
- Présentation de l’opportunité, c’est-à-dire de la problématique à laquelle on répond à travers ce projet et pourquoi il faut y répondre.
- Présentation du contexte avec une analyse PESTEL ainsi qu’un SWOT afin de cerner le périmètre du projet et son environnement politique, économique, social, technologique, environnemental et légal.
- Présentation des hypothèses de solutions ainsi que la réponse que l’on apporte à la problématique. Pourquoi avons-nous fait ce choix ? Ici il sera important de donner des chiffres afin de prouver que la solution choisie est la meilleure.
- Présentation de ce qu’on devrait tirer du projet au niveau financier, concernant les parts de marché, la qualité, le gain de temps, etc. En bref : qu’est-ce que ce projet peut apporter à votre entreprise ?
- Évaluation des ressources à mettre en œuvre pour le projet : ressources humaines, financières, matérielles. A-t-on ces ressources ? Si non, comment les obtenir ?
- Présentation des risques et potentiels problèmes que l’on pourrait rencontrer lors du projet. Cette partie va permettre de donner de la crédibilité à votre étude car vous prouvez que vous pouvez avoir une analyse critique du projet.
Enfin, il est primordial de terminer votre note d’opportunité par une conclusion. Celle-ci permet de résumer le projet et son intérêt en quelques phrases. La conclusion n’est pas à négliger car il est nécessaire de finir sur une bonne note pour vos lecteurs afin de les convaincre à lancer le projet.
Conseil bonus : soignez la forme de votre note d’opportunité afin de favoriser le bien être du lecteur et le pousser à aller dans votre sens ! Créez une structure claire, aérez les paragraphes, mettez des éléments en avant avec du gras, etc.
Exemple d'utilisation d’une note d’opportunité
Prenons un exemple. Si vous travaillez actuellement dans la formation professionnelle dans le secteur de la bureautique et que vous souhaitez développer votre offre avec des formations dans le webmarketing, vous devez réaliser une étude d’opportunité !
D’abord, il faudra entrer dans une phase de recherche sur le besoin auquel vous souhaitez répondre. Ensuite, vous devrez réaliser une évaluation du contexte en prenant en compte l’environnement et les concurrents déjà présents sur ce marché. Il faudra également définir vos objectifs et déterminer les intérêts de votre entreprise à se positionner sur ce domaine de formation. Vous devez également faire un état des lieux des ressources dont vous disposez pour aboutir à ce projet en termes de budget et de ressources humaines notamment. Enfin, il sera important de réfléchir aux potentiels risques que ce projet pourrait engendrer.
Une fois toutes ces étapes réalisées, vous aurez toutes les informations nécessaires pour réaliser votre note d’opportunité !
Les avantages de la note d’opportunité
En bref, la note d’opportunité vous apportera beaucoup d’avantages. L’analyse que vous aurez réalisé pour créer votre document vous permettra d’avoir une meilleure visibilité sur le secteur et le marché que vous souhaitez pénétrer. Elle vous permettra également de vous rendre compte des contraintes potentielles avant de vous lancer tête baissée dans un projet, ainsi que les ressources à mobiliser pour y arriver. Cette anticipation sera bénéfique afin d’assurer la sérénité des équipes tout au long du projet s’il est validé par les décisionnaires.
Les inconvénients de la note d’opportunité
L’étude d’opportunité peut également avoir quelques inconvénients lors de sa réalisation. Étant assez conséquent, ce document peut être contraignant à réaliser car il vous demandera du temps afin de récolter toutes les informations nécessaires et de les analyser. De plus, les informations ne sont pas forcément simples à trouver, notamment sur les concurrents et le marché sur lequel vous travaillez.
