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Découvrez notre guide pour vous accompagner dans votre processus de veille contenant notre décryptage des indicateurs de veille de Qualiopi ainsi que de nombreuses astuces pour suivre efficacement l’actualité de son secteur.
Dossier de veille : l’essentiel à connaître et comment le réussir
La veille est une démarche indispensable dans toute entreprise. C’est grâce à ce processus qu’un organisme de formation va pouvoir trouver des informations sur le marché, les tendances ou encore ses concurrents pour pouvoir se développer et faire les bons choix.
Qu’est-ce que le dossier de veille ?
Le dossier de veille est un document permettant d’exposer votre processus de veille, les outils utilisés et les informations récoltées pour laisser une trace de vos trouvailles afin de pouvoir y revenir plus tard si le temps vous manque.
La veille est un processus de recherche d’informations à travers différentes sources afin de monter en compétences sur un sujet précis et pouvoir prendre des décisions d’action à mettre en place plus sereinement au sein d’une entreprise.
La veille permet également d’anticiper certains changements sur un marché comme l’apparition de concurrents ou la modification du comportement des consommateurs en fonction des tendances sociétales.
Il existe de nombreux types de veille dont six principaux que sont :
- La veille stratégique
- La veille informationnelle
- La veille technologique
- La veille commerciale
- La veille juridique et réglementaire
- La veille image
Chacun de ces types de veille répond à un besoin spécifique pour une entreprise. Il est possible d’effectuer cette veille via différents canaux tels que le web, les magazines spécialisés, les réseaux sociaux, les ouvrages, etc.
Quel est l’intérêt du dossier de veille ?
La réalisation d’un dossier de veille de qualité est indispensable pour gagner du temps dans la récolte d’informations à long terme. En effet, il est aujourd’hui très simple de se perdre dans les nombreuses informations que l’on peut retrouver sur internet, il est donc primordial de bien s’organiser pour trouver facilement ce que l’on cherche afin d’optimiser sa productivité.
Le dossier de veille est également important pour les organismes de formation dans le cadre de la certification Qualiopi. En effet, il s’agit d’un document à réaliser pour répondre à l’indicateur n°24 du référentiel national qualité (RNQ). Le dossier de veille permet de prouver que votre organisme de formation réalise une veille régulière de son secteur en termes de réglementation ou encore de pédagogie.
Comment réaliser un dossier de veille ?
Pour réaliser un dossier de veille, il vous suffit de suivre cinq étapes clés :
- Définition des besoins de l’entreprise. Pour cela, posez-vous les questions suivantes : pourquoi souhaitons-nous récolter des informations ? Quels sont les objectifs de cette veille ? Quelles informations souhaitons-nous obtenir ? (recherche de nouveaux outils pour être plus performants, quelles sont les tendances sur notre marché, etc.)
- Définition des ressources humaines associées à la veille : qui se charge de réaliser la veille ? Pour cela, nous vous recommandons de privilégier des collaborateurs curieux et passionnés par votre domaine d’activité.
- Récolte de l’information grâce à des outils mis en place comme des systèmes d’alerte tels que Digiformaveille, des newsletter ou encore des hashtags suivis sur les réseaux sociaux. L’important ici va être de regrouper toutes les informations récoltées dans un seul tableau afin que tout le monde y ait accès. Pour faciliter la lisibilité de ce document, pensez à catégoriser les informations par thème et à y noter la date de consultation du document.
- Analyse des données en vous demandant ce que chaque information vous apporte et en mettant en face les potentielles actions à réaliser pour atteindre les objectifs fixés.
- Communication auprès de l’équipe sur les résultats de la veille et les actions à mettre en place.
Exemple de l’utilisation d’un dossier de veille
Le dossier de veille peut être effectué pour un besoin stratégique à court terme. Imaginons que vous êtes un organisme de formation spécialisé dans la coiffure et que vous souhaitez vous développer en créant des formations dans l’esthétique.
Dans ce cas, vous devez alors réaliser un dossier de veille. Pour votre dossier de veille, il faudra d’abord définir vos besoins d’informations : qui sont les concurrents présents sur le marché ? Quels sont les types de formation dans l’esthétique ? Les formations actuelles sont-elles en présentiel ou à distance ? Quel type de formation est le plus adapté à ce domaine ? Y a-t-il une forte demande dans ce secteur ? Etc.
Ensuite, vous devrez attribuer cette tâche à certains de vos collaborateurs en leur donnant une deadline précise. Puis, de leur côté, ils devront récolter et analyser les informations nécessaires afin de compléter le dossier de veille en le transformant en un réel document de référence. Celui-ci aura pour conclusion les réponses aux questions que vous vous posiez à l’origine et permettra de créer une note d’opportunité complète pour développer ce projet.
Les contraintes de la réalisation d’un dossier de veille
Nombreuses sont les personnes qui pourraient penser que le dossier de veille n’est pas indispensable dans le processus de veille. En effet, cette démarche est contraignante en termes de temps lorsque l’on cherche une simple information futile. Cependant, le fait de garder une trace de ses recherches et de ses sources va permettre de gagner du temps au quotidien pour retrouver des informations sur le long terme.
En effet, imaginons que vous trouviez un article très intéressant sur les nouvelles tendances en termes de pédagogie dans les formations à distance mais que vous n’avez pas le temps de vous y intéresser pour l’instant car votre agenda est surbooké. Le dossier de veille va vous permettre de référencer cet article en le résumant en quelques lignes et en ajoutant vos idées d’actions à mettre en place pour votre organisme pour y revenir plus tard, lorsque votre agenda sera davantage libre.
